Möchten Sie Ihre Content-Produktion auf eine formelle Spur bringen? Lesen Sie diesen Artikel von vor ein paar Jahren.

Werden Ihre Inhalte oft zu spät geliefert? Haben Sie Probleme, es abzumelden? Bleibt es normalerweise in der Schwebe?

Wenn Sie mit dem Kopf nicken, hat Ihr Content-Team den Workflow wahrscheinlich nicht definiert. Jedes Content-Team, das seine Projekte auf Kurs halten möchte, muss seinen Workflow definieren, bevor die Stifte eines Content-Erstellers Papier oder Finger auf Tastaturen berühren.

Was ist ein Inhaltsworkflow?

Ein Inhaltsworkflow besteht aus einer Reihe von Aufgaben, die ein Team für einen bestimmten Kunden oder Inhaltstyp ausführen muss  – eine Webseite, einen Blogbeitrag , ein Whitepaper, eine E-Mail oder andere Arten von Inhalten, die die Gruppe bereitstellen muss. In ihrem Buch ” Content Strategy for the Web” sagt Kristina Halvorson, dass ein Content-Workflow bestimmt, “wie Inhalte angefordert, beschafft, erstellt, überprüft, genehmigt und bereitgestellt werden”.

Auch wenn Sie Ihre Workflows nicht definiert haben, hat Ihr Team sie. Jedes Team tut es: Bestimmte Leute tun bestimmte Dinge zu bestimmten Zeiten immer und immer wieder. Ein Workflow kann einfach oder komplex sein. Ein Team verfügt möglicherweise über separate Workflows für bestimmte Kunden oder Projekttypen.

Ein typischer Inhaltsworkflow umfasst Aufgaben wie diese:

  • Gliederung
  • Schreiben
  • Rezension
  • Bearbeiten
  • Genehmigen
  • Veröffentlichen

Wenn ein Workflow dokumentiert ist, nimmt er häufig eine visuelle Form an, die den Fortschritt von Aufgaben zeigt. Dieses Beispiel, das jede Rolle in einer „Schwimmbahn“ zeigt, zeigt den Fortschritt von Aufgaben über Rollen (vertikal) und über die Zeit (horizontal).

HANDGEWÄHLTER VERWANDTER INHALT: So dokumentieren Sie Ihren Content-Marketing-Workflow

Warum sollten Sie Ihren Content-Workflow definieren?

Wenn Sie Ihre Workflows nicht definieren, ist es schwierig, eine große Anzahl von Projekten im Auge zu behalten, und Projekte können stecken bleiben . Die Mitarbeiter des Content-Teams sind sich möglicherweise ihrer Verantwortung nicht sicher oder wissen nicht, wie viel Aufwand für die Fertigstellung des Inhalts erforderlich ist.

Das Definieren eines Inhaltsworkflows ermöglicht Ihrem Team Folgendes:

  • Teilen Sie den Inhaltsprozess in überschaubare Aufgaben auf
  • Identifizieren Sie den Entwicklungsstand jedes einzelnen Inhalts
  • Identifizieren Sie jeden Schritt, damit der Inhalt genehmigt wird
  • Wissen, wer wann für jeden Schritt verantwortlich ist

Ein definierter Inhaltsworkflow teilt Personen in allen Rollen mit, wo sich der Inhalt im Prozess befindet, wenn sie an die Reihe kommen, und stellt klar, was sie tun müssen, um das zu liefern, was benötigt wird, wenn es benötigt wird.

Der Workflow hilft dem Projektmanager auch dabei , Engpässe zu erkennen, damit er Maßnahmen ergreifen kann, um den Inhalt in Richtung Produktion zu bewegen.

HANDGEWÄHLTER INHALT: 5 Marken teilen ihren Content-Marketing-Prozess

So definieren Sie einen Inhaltsworkflow

Um einen Inhaltsworkflow zu definieren, muss ermittelt werden, wer was wann tut. Sie können dies auf jede Weise tun, die Ihr Team hilfreich findet. Verwenden Sie die Begriffe, die Ihr Team verwendet .

Schauen wir uns jeden Teil – wer, was und wann – einzeln an.

Identifizieren Sie, wer beteiligt ist (die Rollen)

An Ihren Content-Projekten sind wahrscheinlich viele Personen beteiligt, die in unterschiedlichen Projektphasen unterschiedliche Verantwortlichkeiten haben. Der erste Schritt beim Definieren eines Inhaltsworkflows besteht darin, zu verstehen, wer beteiligt sein wird. Die Anzahl der Rollen und Titel ist sehr unterschiedlich. Beispiele:

  • Content-Strategen
  • Schriftsteller
  • Grafikdesigner
  • Fachexperten
  • Projektmanager
  • Vermarkter
  • Unternehmer
  • Gutachter (Recht, Personal, Abteilungsleiter usw.)
  • Entwickler

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  • Identifizieren Sie, was jede Rolle tut (die Aufgaben)

Nachdem Sie die Rollen für einen bestimmten Workflow identifiziert haben, identifizieren Sie die Aufgaben (z. B. „Entwurf erstellen“ oder „Entwurf genehmigen“), weisen Sie jede Aufgabe einer Rolle zu und ordnen Sie die Aufgaben in der Reihenfolge ihrer Fertigstellung.

Definieren Sie dann jede Aufgabe so detailliert wie nötig, um den Zeitaufwand für vermeidbare Änderungen, Abfragen und allgemeine Verwirrung zu minimieren. Wenn Sie beispielsweise die Aufgabe “Entwurf genehmigen” definieren, können Sie genau angeben, welche Aspekte des Inhalts genehmigt werden müssen. Rechtschreibung und Grammatik? Genauigkeit ? Lesbarkeit ? Stimme und Ton ? Einhaltung bestimmter Richtlinien oder gesetzlicher Anforderungen?

Zeigen Sie bei Aufgaben, für die mehr Details erforderlich sind, als in den Workflow selbst passen, auf diese Details. Sagen Sie den Autoren beispielsweise, wo sie den Zweck des Inhalts, die Zielgruppe, die Ziele für die Wortanzahl, die Stilrichtlinien (für Sprache, Ton und Format usw.) und alles andere finden, was sie wissen müssen.

Definieren Sie jede Aufgabe gründlich genug, damit die Person in jeder Rolle weiß, was sie tun muss, um ihre Aufgaben zufriedenstellend zu erledigen und das Projekt in Bewegung zu halten. Wenn die Aufgabendefinitionen vage bleiben, bereiten Sie sich darauf vor, Dinge wie „Ich wusste nicht, dass ich das tun muss“ oder „Das ist nicht meine Aufgabe“ oder „Ich dachte, Peter kümmert sich darum“ zu hören.

Nachdem allen im Workflow enthaltenen Personen ihre Verantwortlichkeiten zugewiesen wurden, haben Sie den Ort erreicht, an dem Sie die Phasen definieren können, die der Inhalt durchlaufen wird.

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Identifizieren Sie, wann die Aufgaben erledigt sind (der Ablauf)

“ASAP” ist keine Frist. “Gestern” ist keine hilfreiche Antwort.

Wie in jedem Prozess folgen die Phasen der Inhaltserstellung einer logischen, wiederholbaren Reihenfolge. Diese Phasen erfordern klare Meilensteine ​​und Abhängigkeiten, damit das gesamte Team die miteinander verbundenen Fristen sehen kann.

Wie in jedem Prozess folgen die Phasen der # content-Produktion einer logischen, wiederholbaren Reihenfolge, sagt @RobertMills über @cmicontent. #contentstrategy

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Bei einem Workflow für die Erstellung von Inhalten in einem Website- Projekt beginnen Sie natürlich mit einer kurzen Beschreibung, gehen durch die Produktion und Überprüfung und veröffentlichen dann. Die Erzählung ist linear und macht Sinn. Aber es ist nicht immer so einfach.

Wenn Sie mehrere Feedback-Schleifen (Marketing, HR, Recht) einführen, haben Sie dem Workflow mehrere Komplexitätsebenen hinzugefügt. Aber jetzt wissen Sie, wer was tut; wenn sie es tun müssen, ist es die nächste Anforderung.

Dies hängt stark vom Umfang des Projekts und der Anzahl der beteiligten Personen ab. Für alle Projekte sind jedoch mehrere Überlegungen relevant.

Lassen Sie die Benutzer zunächst wissen, wann sie im Workflow vorgestellt werden. Sie können dies visuell anzeigen, über den Workflow sprechen oder ein Tool verwenden , um dies zu verwalten. Finden Sie heraus, was für Sie funktioniert, stellen Sie jedoch sicher, dass diese Informationen effektiv verbreitet werden.

Das Verschieben von Inhalten durch den Workflow erfordert ein gemeinsames Verständnis, um den Überblick zu behalten. Wenn Sie beispielsweise wissen, dass ein bestimmter Fachexperte jeden Donnerstag abwesend ist, legen Sie nicht das Abmeldedatum für einen Donnerstag fest, da dies den Erfolg vereitelt und die Dinge von Anfang an zu spät einrichtet. Hier kann das Verständnis der Tagesjobs der Menschen und der damit verbundenen Zeitpläne die Zuordnung von Arbeit und Aufgaben über den gesamten Workflow hinweg beeinflussen.

Sie müssen auch realistisch sein, wann Dinge getan werden können. Weisen Sie jeder Phase eine realistische Zeit zu.

Nehmen wir als Beispiel eine einfache 750-Wörter-Seite an, die durchschnittliche Zeit, die benötigt wird, um von der Kurzfassung zur Veröffentlichung zu gelangen, beträgt 12 Stunden. Skalieren Sie dies auf eine Website mit Dutzenden oder Hunderten von Seiten, und es wird deutlich, wie zeitaufwändig Inhalte sind.

Aus diesem Grund kann ein klarer Workflow Teams dabei unterstützen, Projekte auf Kurs zu halten. Es gibt keinen Raum für Ausreden wie „Ich wusste nicht, dass es meine Verantwortung ist“ oder „Das ist nicht meine Aufgabe“ – Dinge, die ich oft gehört habe, wenn ich mit Kunden gearbeitet habe. Mit einem definierten Workflow kennt jeder, der beim Planen, Erstellen und Veröffentlichen des Inhalts hilft, den Prozess und wie seine individuellen Aufgaben in ihn passen.

Weisen Sie jemanden zu, der jedes Inhaltsprojekt überwacht

Angenommen, Sie haben Ihren Inhaltsworkflow definiert. Sie haben behandelt, wer, was und wann. Diese Anstrengung allein schützt Sie nicht vor Fallstricken. Der Prozess läuft nicht von selbst. Es wird immer noch Engpässe geben und es wird immer noch etwas Geld geben.

Aus diesem Grund benötigen Sie eine einzige Person, die für die Überwachung des Projekts verantwortlich ist. Dazu gehört auch, dass sich jeder Inhalt durch jede Phase des Workflows bewegt.

Diese Person kann ein Projektmanager, ein Content-Stratege oder ein Vermarkter sein. Da diese Person den Workflow dahingehend versteht, wer was wann tut, kann sie die Engpässe leicht identifizieren, die Projekte entsperren und sie in Bewegung halten.

Vielleicht warten viele Inhalte darauf, dass John von der Rechtsabteilung sie genehmigt. Bis er es tut, kann der Inhalt nicht an die nächste Stufe des Workflows weitergegeben werden, die vom Editor Korrektur gelesen wird. Wenn Sie wissen, dass John ein Engpass ist, können Sie die Gründe dafür (keine Zeit, andere Prioritäten) ansprechen und ihn entsperren.

Es ist kein Schuldkauf, sondern eine Möglichkeit, Probleme zu identifizieren, die behoben werden müssen, um den Inhalt (und das Projekt) in Bewegung zu halten.

Wie bei allen Inhaltsdokumenten wie Inhaltsinventaren und Styleguides sollte der Workflow ein lebendiges Dokument sein.

HANDGEWÄHLTER VERWANDTER INHALT: 7 Content-Marketing-Aufgaben zur sofortigen Automatisierung

Erforschen Sie Möglichkeiten zur Verwendung von Softwaretools

Sie müssen keine Softwaretools verwenden, um Inhaltsworkflows zu definieren – Sie können einen Buntstift auf der Rückseite eines Manila-Ordners verwenden -, aber eine Zeichenanwendung wie  Visio oder andere Grafikprogramme kann nützlich sein.

Hier ist ein Beispiel in Skitch :

Marcia Riefer Johnston erzählt die Geschichte, wie dieser Workflow entstanden ist: Ich war Teil eines Teams, das eine teuflische Zeit damit hatte, sich über die Fragen und Antworten in unserem Workflow klar zu werden. Jeder war verwirrt. Ich habe endlich diese Strichmännchen gezeichnet und diese Zeichnung an alle verschickt. Jemand anderes fügte die Perücken hinzu. Wer hat gesagt, dass Workflows keinen Spaß machen können?

Mithilfe von Online-Tools für die Zusammenarbeit wie Trello können Teams ihre Workflows verfolgen und möglicherweise einen integrierten Kalender verwenden, um eine grafische Ansicht des redaktionellen Kalenders zu erhalten .

Online-Zusammenarbeit # Tools wie @Trello können Teams dabei helfen, ihre # Workflows zu verfolgen, sagt @RobertMills über @cmicontent. #contentstrategy

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Einige Teams verwenden Tabellenkalkulationen. Andere verwenden eine Projektmanagement-Software, mit der sie Startdaten, Aufgabendauer und Abhängigkeiten eingeben können, sodass Datumsänderungen automatisch durchgehen. Mit einigen Tools können Teams auf einen Blick sehen, in welcher Phase des Workflows sich ein Inhalt befindet. In GatherContent (mein Arbeitgeber) kann beispielsweise jeder Phase des Workflows eine Farbe für eine visuelle Übersicht zugewiesen werden. Einige Content-Management-Systeme ermöglichen es Teams, den Workflow in das System selbst zu integrieren, sodass der Verantwortliche benachrichtigt wird, wenn er an der Reihe ist.

Tools zum Definieren und Kommunizieren Ihrer Workflows können einfach oder komplex sein. Experimentieren Sie, um herauszufinden, welche Tools Ihr Team am besten unterstützen.