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Top 5 Tipps und Tools einer Webdesign-Agentur, die remote arbeitet

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Aber zuerst…

definieren Sie, was Erfolg für Sie ist

Zum Auftakt müssen Sie wissen, wie es für Sie aussieht, erfolgreich zu sein.

Für mich war die zugrunde liegende Philosophie, die unseren Erfolg untermauert, immer die Kundenzufriedenheit und das Umarmen und Suchen nach Veränderungen. Wir sind immer auf der Suche nach besseren Lösungen, besserer Software und besseren Prozessen in unserer Agentur. Das Endspiel ist eine verbesserte Qualität und Effizienz unserer Arbeit .

Letztendlich kommt es für mich jedoch auf eine Work-Life-Balance an – Spaß daran, was Sie tun und mit wem Sie arbeiten. Das ist sehr wichtig für mich und obwohl ein anständiger Lebensunterhalt ein notwendiger Geldgewinn ist, muss ich am Ende des Tages glücklich sein. Die Rentabilität der Agentur ist natürlich der entscheidende Faktor, jedoch nur in Verbindung mit anderen ebenso wichtigen Aspekten, dh der Lebensqualität. Und wer weiß, jetzt, da wir die vielen Vorteile der Fernarbeit erleben, könnte dies auch für viele Menschen Teil der Gleichung sein.

1. Rentabilität und Zeiterfassung

Eine der vielen Herausforderungen beim Betrieb einer Webdesign-Agentur – Sie haben es – ist die Aufrechterhaltung der Rentabilität. In diesen herausfordernden Zeiten ist es noch wichtiger sicherzustellen, dass Sie auf Ihrem optimalen Niveau arbeiten. Ehrlich gesagt sind die Zeiten hart und Sie müssen sicherstellen, dass Ihr Geschäftsmodell so wasserdicht wie möglich ist, insbesondere wenn Sie jetzt mehr remote arbeiten, als Sie möchten. Es ist wichtig, dass Sie fest im Griff haben, was los ist und was es Sie kostet.

Wenn Sie kein gutes Verständnis und keine soliden Kenntnisse über Ihre Konten haben , kann es leicht passieren , dass Sie den Überblick verlieren, insbesondere wenn das Neugeschäft niedrig ist und Sie mit Scope Creep festgefahren sind. Wir sind vor einigen Jahren auf das Online-Kontopaket Xero umgestiegen , das uns sofortigen Fernzugriff auf unsere Konten sowie Effizienz- und Berichtsfunktionen bietet, die über das bisherige Maß hinausgehen.

Es gibt so viele Faktoren, die hier ins Spiel kommen, aber die Verwendung von Arbeitszeittabellen und einem Tool zum Nachverfolgen Ihrer Zeit / Kosten anhand des Budgets hilft Ihnen zu verstehen, wenn etwas schief geht, sodass Sie aus diesen Lektionen lernen können. Die Zeiterfassung ist wirklich sehr wichtig, damit Sie auf einen Job zurückgreifen und die dafür benötigten Stunden verstehen können. Dies wird Ihnen helfen, besser zu schätzen, profitabler zu sein, aber auch glücklichere Kunden zu haben, weil Sie deren Erwartungen und Fristen erfüllen. Das Schätzen ist schwierig genug, und Sie können einfach nicht genau schätzen, wenn Sie die für ähnliche Jobs aufgewendeten Stunden nicht dokumentiert haben.

Die Herausforderung besteht darin, die Mitarbeiter an Bord zu bringen, um ihre Zeit zu verfolgen. Sie können das Gefühl haben, ständig überwacht zu werden, aber es ist wichtig zu betonen, dass es nicht darum geht oder um mangelndes Vertrauen. Es geht darum, sicherzustellen, dass unsere Webdesign-Agentur rentabel ist, und die Schätzung zu vereinfachen.

Es gibt viele Online-Softwaretools für die Zeiterfassung. Hier sind meine Empfehlungen für Zeiterfassungstools, die sich am besten für kleine bis mittlere Agenturen eignen:

  • Workflow – Max Online – Mitarbeiterportal Zeiterfassung Software – integriert mit Xero mit einer benutzerfreundlichen Oberfläche, und es ist Teil des Workflow – Max , das ist eine viel größere ProjektManagementAnwendung für WebDesignAgenturen, Architekten und mehr
  • Clockify.me – eine völlig kostenlose Zeiterfassungssoftware für Teams von Webdesign-Agenturen
  • Toggl.com   – ein einfacher Zeiterfassung mit Berichterstellung. Und es ist kostenlos!
  • Timelyapp.com Timely bietet eine Verbindung zwischen Zeiterfassung und Ressourcenplanung. Die einfache Benutzeroberfläche ähnelt Ihrer normalen Kalendersoftware und bietet Ihnen die Möglichkeit, den Tagesablauf Ihrer Agentur zu planen. Es bietet 3 Preisoptionen.

2. Verarbeiten

Lassen Sie uns über den weniger glamourösen, aber wesentlichen Bestandteil einer erfolgreichen Webdesign-Agentur sprechen – das Prozessmanagement. Remote-Arbeiten bedeutet wiederum, dass Ihre Geschäftsprozesse sicher und solide sein müssen.

Jedes Unternehmen muss über eine Reihe von Prozessen verfügen, und wir alle wissen, dass Geschäftsprozesse die Effizienz und Qualität verbessern, wobei Kundenzufriedenheit und Wert das Endziel sind. Also – was haben wir über Prozessmanagement gelernt, das Ihnen in diesen Zeiten helfen kann?

Es gibt viele komplexe Aufgaben und Aktivitäten, die es einer Agentur ermöglichen, gut zu arbeiten. Jedes Website-Design-Projekt folgt einem Prozess wie Projektzeiterfassung, Rechnungsstellung, Designprozess und Projektmanagement. Hinzu kommen Wissensmanagement, Qualitätskontrolle und Workflow-Management sowie viele weitere Prozesse, die wiederholt dokumentiert und ausgeführt werden müssen. Ich habe festgestellt, wenn Sie die Zeit in den Prozess investieren, sparen Sie zehnmal bei der Arbeit. Dies führt zu zufriedenen Kunden und einer profitableren Agentur. Es ist ein Allround-Sieg.

Das andere großartige an Digital- und Webdesign ist, dass es sich ständig weiterentwickelt. Es gibt Trends im Design, Benutzeränderungen, Technologieänderungen und Änderungen der Hosting-Umgebungen, und auch das Sicherheitsrisiko ändert sich. Wir entwickeln uns in der Welt des Webdesigns und der Webentwicklung ständig weiter und es hält uns auf jeden Fall auf Trab! Wenn Websites immer noch nur 420 Pixel breit wären und Internetverbindungen immer noch auf 56k-Modems angewählt wären, hätte ich mich wohl schon vor langer Zeit gelangweilt!

Daher müssen sich unsere Prozesse für Webdesign , App-Entwicklung und SEO ständig ändern und an die sich ständig ändernde digitale Welt anpassen. Die Verwendung robuster Prozesse erhöht die Rentabilität, da sie die Effizienz steigert. Die Prozesse müssen sich jedoch auch weiterentwickeln und dabei dokumentiert werden. Und es ist der Prozess, der uns alle auf Kurs hält.

Das Problem ist, dass nicht jeder die Dokumentation und den folgenden Prozess mag. Tatsächlich ist es normalerweise selten, dass wir die Verwaltung einer Website von einer anderen Agentur oder einem anderen Entwickler übernehmen und eine Dokumentation erhalten.

Die Prozessdokumentation erfordert Disziplin und einen engagierten Eigentümer, um sicherzustellen, dass sie durchgeführt und auf dem neuesten Stand gehalten wird. In der Vergangenheit habe ich festgestellt, dass Mitarbeiter aufgrund ihres kreativen Charakters dazu neigen, Prozesse und Dokumentationen zu scheuen, und es schwierig finden, sie zu erstellen oder zu befolgen. Es ist jedoch etwas, über das ich immer predigen werde, wegen der klaren Vorteile, die es bringt.

Die andere große Herausforderung beim Prozess besteht darin, die Zeit dafür zu finden. Kundenarbeit steht an erster Stelle, und mit engen Fristen und dringenden Anforderungen und Unterstützung, die in unserem täglichen Zeitplan benötigt werden, ist es manchmal fast unmöglich, die Zeit zu finden, um an Prozessen zu arbeiten. Das ist die Herausforderung – es nicht zu tun, sondern die Zeit dafür zu finden. Es ist eine Henne-Ei-Situation. Mein Tipp? Haben Sie die Disziplin, es in Ihren Zeitplan einzubauen. Du wirst es nicht bereuen.

Es gibt viele großartige digitale Tools und Anwendungen, mit denen Sie Agenturprozesse ausführen können, und Sie müssen nicht jedes Mal Ihre eigenen erstellen. Hier sind die Top 5, die ich in unserer Agentur als am vorteilhaftesten empfunden habe (die wir auf unserer Reise zur digitalen Transformation im Laufe der Jahre entdeckt haben).

  • Checklisten – Ich liebe Checklisten – die beste Erfindung aller Zeiten! Es kann so einfach sein, eine gemeinsam genutzte Online-Tabellenvorlage zu verwenden, um Best Practices zu befolgen und Aufgaben abzumelden. Sie können eine einfache Aufgabentabelle erstellen, den Fortschritt analysieren, den Status von Aufgaben klar angeben und sie so groß oder klein gestalten, wie Sie möchten. Tabellenkalkulations-Checklisten rocken meine Welt – traurig, aber wahr! Die Luftfahrtindustrie wurde auf der Rückseite von Checklisten erstellt. Nehmen Sie also eine Lektion von ihnen. Fliegen ist jetzt sicherer als Autofahren! Checklisten sind fantastisch, weil sie sich leicht weiterentwickeln können. Jeder Fehler oder jede neue Best-Practice-Anforderung kann zur Checkliste hinzugefügt werden, um zu verhindern, dass sie beim nächsten Mal wieder auftritt.
  • Methodik – Sie müssen die Projektmanagement-Methoden im Webdesign befolgen, sonst können die Dinge monumental außer Kontrolle geraten (Scope Creep). Agile, Scrum, PRINCE2, Waterfall – meiner Meinung nach funktioniert jeder von ihnen. Sie können sogar verschiedene Elemente von jedem in ein Projekt zerlegen und ändern, und es wirkt Wunder und passt den Prozess für das Projekt an.
  • Trello – Dies ist ein großartiges kleines Remote-Tool zum Verwalten kleinerer Projekte, da es völlig flexibel und sehr einfach zu bedienen ist. Es ist perfekt für Projektphasen und Feedback-Protokollierung. Der Nachteil ist, dass es sich um eine dritte Partei handelt. Es lässt sich jedoch in viele andere Online-Software wie Jira, Confluence und Slack integrieren, um nur einige zu nennen.
  • Guru – wieder ein Online-Tool von Drittanbietern, aber kein solches Problem für die Verwaltung von Aufgaben, Besprechungen und Ressourcen. Dieses Tool war ein Durchbruch für unsere Agentur – wir haben es vor 5 oder 6 Jahren entdeckt und nie zurückgeschaut. Das Verwalten von Workflows, Teams von Personen und verschiedenen Projekten ist ohne ein agiles Tool sehr schwierig. Ich kann es nur Teams mit bis zu 10 oder 12 Personen empfehlen.
  • Wikis – Wikis eignen sich hervorragend zum Teilen von Wissen in Ihrem Team, können aber auch einen großartigen Wissensstandort für Manager und das Team bilden. Es ist einfach und schnell zu bedienen und leicht zu finden, wenn Sie sie brauchen. Jeder kann dazu beitragen. Sie müssen darauf achten, dass Sie es nicht mit unnötigem Material aufblähen, aber es wird gut verwendet. Dieses Tool ist eine sehr einfache Möglichkeit, Ihr Unternehmen zu „verarbeiten“.

3. Kommunikation

Wir haben festgestellt, dass viel mehr unserer Kunden und Kontakte in den letzten Wochen Microsoft Teams verwendet haben, und dies umso mehr. Wir verstehen ihren Schmerz bei der Lösung der Kinderkrankheiten, die mit Teams verbunden sind, aber ich muss sagen, dass es trotz seiner Fehler sicher und zuverlässig ist. Ich mag die Tatsache, dass es in Office 365 und SharePoint integriert ist. Die Nachteile, die ich festgestellt habe, sind die Benutzerfreundlichkeit und die Verwendung mit Kontakten externer Teams scheint nicht so gut zu funktionieren.

Ich habe Zoom in letzter Zeit viel häufiger für virtuelle Meetups mit Freunden und Kunden verwendet – meine Tochter hat sogar an einer Geburtstagsfeier auf Zoom teilgenommen, die eine Kakophonie von Lärm erzeugt hat, aber es war wirklich süß, dass sie das konnten. Als Warnung für Unternehmen kann es jedoch zu Sicherheitsbedrohungen bei Zoom kommen, sodass wir es nicht für unsere Kommunikation bei der Arbeit verwenden würden.

Die Verwendung von Videos ist wirklich wichtig. Versuchen Sie nicht, ohne Video anzurufen. Ich finde, dass dies die entfernte Lücke wirklich überbrückt.

Die wichtigste Voraussetzung für die Fernarbeit sind strenge tägliche Stand-Ups oder Besprechungen am Morgen. Normalerweise unterhalten wir uns ein wenig informell mit dem Wasserkühler, um die Teambindung zu verbessern, und gehen dann jeden Morgen unseren Ressourcen-Guru-Zeitplan durch. Auf diese Weise wissen wir alle, was erwartet wird, was abgeschlossen wurde und was noch aussteht. Da wir agil sind, versuchen wir, die Aufgaben weiterhin zu planen, anstatt sie detailliert zu diskutieren.

4. Ihr Brief

Ahh, der Brief. Wenn Sie Glück haben, erhalten Sie ein wunderschön gestaltetes Dokument, in dem Ziele, Zielgruppe, Wettbewerber und Leistungsindikator aufgeführt sind. Wenn nicht, werden Sie voraussichtlich auf ein oder zwei Zeilen vagen Textes antworten, die in einer E-Mail gesendet werden – nicht großartig!

Ich habe sehr früh bei unserer Webdesign-Agentur gelernt, dass die Lösung für jedes Projekt immer nur so gut sein wird wie die Aufgabe. Ich sehe Designer, Manager und Kunden immer noch zurückhaltend oder zögernd, in die Briefing-Phase zu investieren und stattdessen direkt in Projekte zu investieren, bei denen dieser allzu wichtige zwingende Teil des Prozesses übersehen wird. Oft wissen Kunden nicht genau, was sie wollen, verstehen nicht, was ihre Benutzer oder Kunden wollen, und sehen die Widersprüche und Konflikte nicht in Kürze. Nur wenn Sie einen gut geschriebenen Auftrag verfassen, können Sie künftige Probleme ausbügeln. Ich werde kein Projekt starten – egal wie groß oder klein – ohne einen klaren, umfassenden Auftrag. Und ich werde auch nicht vom Brief abweichen. Das ist ein Rezept für eine Katastrophe. Wenn Sie sich während der Produktion vom Auftrag entfernen, dann bedeutet es, dass Sie es falsch verstehen werden. Das Ergebnis muss immer dem Auftrag entsprechen. Ansonsten ist der Auftrag falsch. Beziehen Sie sich im Verlauf eines Projekts immer wieder auf Ihren Auftrag.

Es gibt viele Beiträge und Ressourcen, wie man einen guten Brief schreibt, und es gibt keine strenge Regel – daher werde ich hier nicht näher darauf eingehen – aber die Botschaft ist klar – investieren Sie Zeit, um einen Brief zu schreiben und ihm zuzustimmen Halten Sie sich daran und Sie werden die Belohnungen später ernten. Tränen vor dem Schlafengehen sehen nie gut aus!

Hier sind einige großartige Online-Tools, die Sie während Ihrer Remote-Team-Meetups oder mit dem Kunden verwenden können, um Brainstorming, Zusammenarbeit und Definition des Auftrags zu unterstützen.

  • Writemaps – Erstellen Sie Sitemaps online mit WriteMaps, einem Online-Sitemapping-Tool und Sitemap-Generator. Fügen Sie Notizen hinzu, sammeln Sie Inhalte und teilen Sie Ihre Sitemap mit anderen.
  • Mindmup – Erstellen Sie kostenlos unbegrenzte Mind Maps und speichern Sie diese in der Cloud.
  • Wordclouds.com  – ein kostenloser Online-Wortwolkengenerator und Tag Cloud Creator. Nützlich, um das Gewicht verschiedener Briefing-Themen wie Unternehmensethos, Dienstleistungen, Tonfall usw. Visuell zu verstehen
  • Teams Whiteboard – Ermöglicht es Teilnehmern von Team-Meetings, gemeinsam auf einer gemeinsam genutzten digitalen Online-Leinwand zu zeichnen, zu skizzieren und zu schreiben.

5. Gesehen werden

Ah… SEO … der heilige Gral des Online-Marketings, den ich oft als „dunkle Kunst“ bezeichnet habe. Und jetzt, da wir sehen, dass viele Unternehmen auf ein entfernteres Angebot umsteigen, ist SEO ein entscheidender Grundstein für Ihre Marketingbemühungen. Ihre Inhalte müssen so viel härter arbeiten, und eine gute Suchmaschinenoptimierung kann dies für Sie tun und dabei helfen, Kunden / Kunden zu gewinnen.

Suchmaschinenoptimierung ist eine große Disziplin und umfasst alles vom Schreiben von Inhalten bis zur technischen Entwicklung, Design und Architektur. SEO kombiniert ein Smorgasboard mit Fähigkeiten und Zutaten, die nicht nur die Fähigkeiten von Textern erfordern, sondern auch die richtigen verfügbaren Inhalte und das technische Know-how. Dies wird dann zusammen erstellt, damit Ihre Website attraktiv und nützlich aussieht, anstatt einer überfüllten, überblähten Spam-Falle zu ähneln. Im Wesentlichen – und das ist der Schlüssel – muss das Webdesign konvertiert werden. Es macht überhaupt keinen Sinn, 20.000 Bio-Besucher zu haben, wenn sie nicht wissen, wie oder worauf sie klicken sollen! Der andere Teil der SEO-Herausforderung liegt in der Optimierung und dem Design von Conversions. Sehen Sie sich an, was ich dabei gelernt habe und welche großartigen Ergebnisse ich erzielt habe. Und Sie können das Gleiche tun.

Spielen des Google-Spiels

Da Google für so gut wie jeden auf der Welt zum Suchort geworden ist, möchte jeder einen Platz auf Seite eins – und es scheint für mehrere verschiedene Keywords.

Der Wettbewerb ist hart und der Platz ist begrenzt (nur 10 Slots auf der ersten Seite – von denen die oberste Falte für Anzeigen bezahlt wird – Google, komm schon, lass uns jetzt fair sein!), Dass es fast eine unmögliche Herausforderung ist. Es ist wirklich ziemlich lächerlich, besonders in einigen Fällen, in denen einige Unternehmen völlig nach Lust und Laune des Seitenrankings sind. Wie gewinnt man?

Ich hatte kürzlich einen Kunden, Francis George Solicitor Advocate , der eine neue Anwaltskanzlei an einem neuen Standort / in einer neuen Stadt eröffnete. Es erwies sich als sehr schwierig, die Ergebnisse der ersten Seite für ihre Zielschlüsselwörter zu erzielen: „Anwälte Witney“. Es war Make or Break – wenn die Website nicht auf Seite 1 sichtbar war und die Anfragen eingingen, mussten sie die Filiale schließen und der gesamte Erfolg dieser Filiale hing von ihrer SEO ab (kein Druck!)

Die Konkurrenz war hart und das Ranking der ersten Seite würde nicht einfach über Nacht stattfinden. Es waren echte strategische Überlegungen erforderlich, um das Problem anzugehen. Ich entschied, dass es schneller und zielgerichteter sein würde, eine wunderschön gestaltete neue Website für ihren Standort in Witney einzurichten, damit die Website nicht durch zwei verschiedene Begriffe für den Keyword-Standort “verwässert” wurde. Da es sich jedoch um ein neues Webdesign handelte, fehlte es an Autorität und es wurde einfach nicht das von mir gewünschte unmittelbare Ranking erreicht. Ich habe durchgehalten, das Ranking täglich analysiert und alles getan, bis es mir schließlich einfiel. Zusätzlich zu allem, was ich getan hatte, fand ich die endgültige Lösung, die sie auf Seite eins brachte. Ich kann Ihnen nicht sagen, wie glücklich und zufrieden ich bin und wie begeistert der Kunde war!

Bei SEO muss man wirklich strategisch über die Architektur der gesamten Website nachdenken, da es nicht immer darauf ankommt, viele Inhalte zu veröffentlichen, um beeindruckende Ergebnisse zu erzielen.

SEO Erfolg besteht aus Ausdauer und Engagement. Du musst besessen davon sein, den Kampf zu gewinnen. Sie können alle Methoden kennen und Sie können alle Techniken kennen, aber die Anwendung auf jede einzigartig unterschiedliche Website und jeden Markt erfordert Erfahrung, Geschick und Weitsicht. Es erfordert viel “out of the box” -Denken, um es zum Laufen zu bringen, aber wenn Sie Ergebnisse erzielen, ist es so lohnend. Die Erfahrung, zu wissen, was in der Vergangenheit funktioniert hat, muss für jeden Einzelfall auf einzigartige Weise angewendet werden.

Für unsere eigene Webdesign-Agentur ist SEO eine noch größere Herausforderung. Da unsere Konkurrenz weiß, was sie tut, und über freie Ressourcen für die Optimierung verfügt, kostet sie die Optimierung ihrer Website nur Zeit und kein Geld.

SEO ist ein kontinuierlicher Kampf – ein obsessiver Kampf, der Ressourcen und Zeit erfordert, aber mit Beharrlichkeit, Wissen und Strategie den heiligen Gral finden kann.